Corona-Pandemie treibt Abschied von Brief und Fax voran

Die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft hat sich im zweiten Jahr der Corona-Pandemie weiter beschleunigt. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitkom unter Firmen ab 20 Beschäftigten, die am Dienstag in Berlin vorgestellt wurde.

Aus den Ergebnissen lässt sich ablesen, dass in den Unternehmen die Kommunikation immer seltener per Brief und Fax stattfindet. Erstmals nutzt weniger als die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) häufig oder sehr häufig die Briefpost. Im ersten Corona-Jahr 2020 lag dieser Wert noch bei 56 Prozent, 2018 sogar bei 71 Prozent.

Auch das Fax wird zum Auslaufmodell: Nur noch 40 Prozent faxen häufig Dokumente. Vor zwei Jahren waren es noch 49 Prozent, 2018 sogar noch 62 Prozent. «Wir reden ja schon länger vom papierlosen Büro. Jetzt rückt zumindest das papierarme Büro ein gutes Stück näher», sagte Bitkom-Präsident Achim Berg.

Hybrides Arbeiten als Standard

Corona sei offensichtlich der Anstoß für viele überfällige Digitalisierungsmaßnahmen gewesen. «Die Digitalisierung der Kommunikationswege ist unumkehrbar – und sie hat sich noch einmal deutlich beschleunigt», sagte Berg. «War der Einsatz etwa von Videokonferenzen und Kollaborationstools durch die Pandemie in vielen Unternehmen zunächst erzwungen oder aus der Not geboren, so haben die vielfältigen Vorteile inzwischen auch Zweifler überzeugt. Das hybride Arbeiten wird der Standard.»

Quasi alle Unternehmen kommunizieren per E-Mail (100 Prozent) und Festnetz-Telefonen (96 Prozent). Smartphones nutzen 83 Prozent der Unternehmen sehr häufig oder häufig – vor zwei Jahren waren es 81 Prozent und 2018 erst 51 Prozent. In der Corona-Pandemie haben aber vor allem Videokonferenzen einen Schub erhalten. Sie gehören mittlerweile in 72 Prozent der Unternehmen zum Alltag, 2020 waren es noch 61 Prozent und 2018 nur 48 Prozent. Jedes zweite Unternehmen nutzt inzwischen Messenger (51 Prozent), ein leichter Anstieg im Vergleich zur Studie vor zwei Jahren (50 Prozent). Kollaborationstools wie Slack, Microsoft Teams oder Google Workspace setzen 40 Prozent ein (2020: 36 Prozent).

Potenziale noch nicht ausgeschöpft

Bei der Nutzung der digitalen Werkzeuge zum gemeinsamen Arbeiten wird das Potenzial nach Einschätzung des Bitkom allerdings noch lange nicht ausgeschöpft. So nutzen die meisten Unternehmen nur die elementaren Funktionen: 88 Prozent der Unternehmen greifen auf Audio- oder Videokonferenzen der Kollaborations-Lösungen zurück, 83 Prozent nutzen das Terminmanagement. Bei den Einzel- oder Gruppenchats (81 Prozent) oder der Dateiablage für die Zusammenarbeit an Dokumenten (77 Prozent) sind die Nutzungswerte ähnlich hoch.

Komplexere Aufgaben werden dagegen seltener mit diesen Tools erledigt. Die Option einer Verteilung und Verfolgung von Aufgaben nutzen 65 Prozent, die Zusammenarbeit mit Externen wie Kunden oder Zulieferern immerhin noch 63 Prozent. Beim Wissensmanagement (41 Prozent) oder der Nutzung virtueller Arbeitsräume (41 Prozent) liegen die Werte dagegen deutlich niedriger. «Häufig werden in den Unternehmen noch die alten, analogen Abläufe einfach digital nachgebildet», sagt Berg. «Weitere Effizienzgewinne sind möglich, wenn die völlig neuen Möglichkeiten digitaler Tools auch in den Arbeitsalltag und die Unternehmensprozesse integriert werden.»